Gestión de Inventario en Odoo

El módulo de Inventario controla todos los suministros del hotel: desde amenities y productos de limpieza hasta lencería e insumos del restaurante.

Conexión Lean: El control de inventario elimina desperdicios por sobre-stock o quiebres de stock. Mantener niveles óptimos reduce costos y asegura la operación.

Ubicaciones de Almacén

Ubicación Código Responsable Contenido
Almacén General ALM-GEN Administración Suministros generales
Bodega Housekeeping ALM-HK Ama de Llaves Amenities, limpieza
Bodega Cocina ALM-COC Chef Alimentos secos, utensilios
Cámara Fría ALM-FRI Chef Perecederos
Lencería ALM-LEN Ama de Llaves Sábanas, toallas
Bar ALM-BAR Bartender Licores, bebidas

Acceso al Módulo

  1. Odoo > Inventario
  2. Vistas principales:
    • Información general: Resumen de operaciones
    • Productos: Catálogo completo
    • Operaciones: Movimientos de stock

Consultar Stock

Ver Disponibilidad de Producto

  1. Inventario > Productos
  2. Buscar producto por nombre o código
  3. Ver columna A mano (stock actual)
  4. Click en producto para ver detalle por ubicación

Ver Stock por Ubicación

  1. Inventario > Reportes > Inventario
  2. Filtrar por ubicación
  3. Ver lista completa de productos y cantidades

Categorías de Productos

Amenities (Housekeeping)

Producto Código Unidad Stock Mínimo
Jabón individual AME-JAB unidad 200
Shampoo individual AME-SHA unidad 200
Kit dental AME-DEN unidad 100
Gorro de baño AME-GOR unidad 100
Kit de costura AME-COS unidad 50

Productos de Limpieza

Producto Código Unidad Stock Mínimo
Desinfectante LIM-DES litro 20
Limpia vidrios LIM-VID litro 10
Detergente LIM-DET kg 30
Bolsas basura LIM-BOL paquete 50

Lencería

Producto Código Unidad Stock Mínimo
Sábana 2 plazas LEN-SAB2 unidad 60
Sábana 1.5 plazas LEN-SAB1 unidad 40
Toalla baño LEN-TOB unidad 100
Toalla mano LEN-TOM unidad 100
Toalla facial LEN-TOF unidad 100
Almohada LEN-ALM unidad 30
Cobertor LEN-COB unidad 40

Registrar Entrada de Mercadería

Cuando Llega un Pedido

  1. Inventario > Operaciones > Recepciones
  2. Buscar la recepción pendiente (si hay orden de compra)
  3. O crear nueva: Crear

Proceso de Recepción

  1. Verificar físicamente la mercadería contra factura
  2. En Odoo:
    • Seleccionar proveedor
    • Agregar productos recibidos
    • Ingresar cantidades
  3. Validar la recepción
  4. Stock se actualiza automáticamente

Importante: Siempre verificar cantidades y calidad antes de firmar la guía del proveedor.

Registrar Salida de Mercadería

Salida a Departamento

Cuando un departamento retira suministros:

  1. Inventario > Operaciones > Entregas
  2. Crear nueva entrega
  3. Ubicación origen: Almacén correspondiente
  4. Ubicación destino: Departamento
  5. Agregar productos y cantidades
  6. Validar

Salida por Consumo

Para productos consumidos directamente:

  1. Inventario > Operaciones > Ajustes de Inventario
  2. Crear nuevo ajuste
  3. Tipo: Consumo
  4. Agregar productos consumidos
  5. Validar

Solicitar Mercadería

Para Departamentos

Cuando necesitas suministros de almacén:

  1. Inventario > Operaciones > Solicitudes
  2. Crear solicitud
  3. Indicar:
    • Productos necesarios
    • Cantidades
    • Fecha requerida
    • Motivo
  4. Enviar para aprobación

Aprobación

El responsable de almacén:

  1. Revisa solicitudes pendientes
  2. Aprueba o rechaza
  3. Si aprueba, prepara la entrega

Inventario Físico (Conteo)

Conteo Programado

Realizar conteo físico mensualmente:

  1. Inventario > Operaciones > Ajustes de Inventario
  2. Crear nuevo ajuste
  3. Seleccionar ubicación a contar
  4. Click Iniciar Inventario
  5. El sistema muestra stock teórico

Proceso de Conteo

  1. Imprimir lista de conteo
  2. Contar físicamente cada producto
  3. Registrar cantidades reales en Odoo
  4. Comparar con stock teórico

Registrar Diferencias

Si hay diferencia entre teórico y real:

  1. Ingresar cantidad real contada
  2. El sistema calcula diferencia
  3. Agregar motivo de ajuste:
    • Merma
    • Robo/Pérdida
    • Error de conteo anterior
    • Daño
  4. Validar ajuste

Diferencias significativas deben reportarse inmediatamente a Gerencia.

Control de Minibar

Configuración por Habitación

Cada habitación tiene minibar estándar:

Producto Cantidad Precio
Agua 500ml 2 $1.50
Gaseosa 2 $2.00
Cerveza 2 $3.00
Snack 2 $2.50
Chocolate 1 $2.00

Proceso de Revisión

  1. Housekeeping revisa minibar al limpiar
  2. Registra consumos en el sistema
  3. Repone productos faltantes
  4. Cargos se aplican a cuenta del huésped

Registro en Odoo

  1. Inventario > Minibar
  2. Seleccionar habitación
  3. Registrar:
    • Productos consumidos
    • Productos repuestos
  4. Guardar

Alertas y Stock Mínimo

Configurar Alerta

Para recibir aviso cuando el stock esté bajo:

  1. Producto > Editar
  2. Campo Regla de Reabastecimiento
  3. Configurar:
    • Stock mínimo (punto de pedido)
    • Stock máximo
    • Cantidad a pedir
  4. Guardar

Ver Productos bajo Stock Mínimo

  1. Inventario > Reportes > Pronóstico
  2. Ver productos en rojo (bajo mínimo)
  3. Generar solicitud de compra

Reportes de Inventario

Valoración de Inventario

  1. Inventario > Reportes > Valoración
  2. Ver valor total del inventario
  3. Desglose por categoría y ubicación

Movimientos de Stock

  1. Inventario > Reportes > Movimientos de Stock
  2. Filtrar por:
    • Producto
    • Ubicación
    • Fecha
  3. Ver historial completo de entradas y salidas

Rotación de Productos

  1. Inventario > Reportes > Análisis de Rotación
  2. Identificar:
    • Productos de alta rotación
    • Productos estancados
    • Productos próximos a vencer

Control de Lencería

Proceso de Lavandería

  1. Lencería sucia sale de habitaciones
  2. Se cuenta y registra salida a lavandería
  3. Lavandería devuelve lencería limpia
  4. Se cuenta y registra entrada
  5. Se almacena para uso

Registro de Movimiento

  1. Inventario > Lencería > Envío a Lavandería
  2. Registrar cantidades por tipo
  3. Confirmar

Al retorno:

  1. Inventario > Lencería > Recepción de Lavandería
  2. Registrar cantidades recibidas
  3. Reportar diferencias o daños

Control de Vida Útil

Registrar cuando la lencería debe darse de baja:

  • Manchas permanentes
  • Roturas
  • Desgaste excesivo
  1. Inventario > Ajustes > Baja de Lencería
  2. Registrar items y motivo
  3. Validar

Mejores Prácticas

Principio Lean: FIFO (First In, First Out) - Siempre usar primero lo que llegó primero para evitar vencimientos y deterioro.

  1. Registrar inmediatamente toda entrada y salida
  2. Organizar físicamente por fecha de llegada (FIFO)
  3. Contar regularmente para detectar diferencias temprano
  4. Reportar anomalías (productos dañados, faltantes, vencidos)
  5. Mantener orden en almacenes y bodegas

Responsabilidades por Área

Housekeeping

  • Solicitar amenities y limpieza
  • Reportar consumo de minibar
  • Control de lencería

Cocina

  • Solicitar insumos
  • Reportar mermas
  • Control de perecederos

Administración

  • Aprobar solicitudes
  • Realizar compras
  • Supervisar inventarios
  • Analizar rotación

Contabilidad

  • Valoración de inventario
  • Costo de ventas
  • Auditoría de movimientos

Contacto

  • Solicitudes de suministros: Administración
  • Problemas con el sistema: Contabilidad
  • Faltantes/Pérdidas: Reportar a Gerencia

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