Facturación Electrónica en Odoo

El módulo de Facturación de Odoo genera comprobantes electrónicos válidos ante el SRI (Servicio de Rentas Internas del Ecuador). Cada factura se autoriza automáticamente.

Marco Legal: En Ecuador, todos los establecimientos deben emitir comprobantes electrónicos. Odoo está configurado para cumplir con los requisitos del SRI.

Tipos de Comprobantes

Tipo	Cuándo Usar	Datos Requeridos
Factura	Cliente con RUC o cédula	RUC/Cédula, nombre, dirección
Nota de Venta	Consumidor final	Mínimos (puede ser anónimo)
Nota de Crédito	Devolución o corrección	Referencia a factura original

Crear Factura

Desde el Check-out (Proceso Normal)

Al procesar check-out en Cloudbeds
El cargo se sincroniza con Odoo
En Odoo > Facturación > Facturas Borrador
Localizar la factura pendiente
Verificar y completar datos

Factura Manual

Para cargos no relacionados con hospedaje:

Odoo > Facturación > Crear
Seleccionar tipo: Factura de Cliente
Completar campos

Datos del Cliente

Para Factura con RUC (Empresa)

Campos obligatorios:
✓ RUC (13 dígitos)
✓ Razón Social (como aparece en RUC)
✓ Dirección fiscal
✓ Email para envío

Para Factura con Cédula (Persona Natural)

Campos obligatorios:
✓ Cédula (10 dígitos)
✓ Nombres y apellidos completos
✓ Email para envío

Consumidor Final

Si el cliente no proporciona datos:

Seleccionar “Consumidor Final”
Monto máximo por transacción: según normativa SRI vigente

Verificar RUC: Puedes validar el RUC en sri.gob.ec si tienes dudas sobre los datos.

Líneas de la Factura

Estructura

Cada factura debe incluir:

Campo	Descripción	Ejemplo
Producto/Servicio	Lo que se cobra	“Hospedaje - Hab. Doble”
Cantidad	Unidades o noches	3
Precio Unitario	Precio sin impuestos	$80.00
Impuestos	IVA aplicable	15%
Subtotal	Cantidad × Precio	$240.00

Productos Comunes

Código	Descripción	IVA
HOSP-STD	Hospedaje Estándar	15%
HOSP-SUP	Hospedaje Superior	15%
HOSP-DLX	Hospedaje Deluxe	15%
HOSP-STE	Hospedaje Suite	15%
F&B-REST	Alimentos Restaurante	15%
F&B-BAR	Bebidas Bar	15%
SVC-LAVAND	Servicio Lavandería	15%
SVC-OTROS	Otros Servicios	15%

Proceso de Emisión

Paso 1: Revisar Borrador

Facturación > Facturas > Borrador
Abrir factura pendiente
Verificar:
- Datos del cliente correctos
- Líneas de factura completas
- Totales correctos

Paso 2: Confirmar Factura

Click Confirmar
Odoo asigna número secuencial
Se genera XML para el SRI

Paso 3: Enviar al SRI

Click Enviar al SRI (o automático según configuración)
El sistema envía el XML
SRI retorna:
- Autorizado: Factura válida
- Rechazado: Revisar errores

Paso 4: Entregar al Cliente

Click Enviar por Email
El cliente recibe:
- PDF de la factura
- XML autorizado (RIDE)

Factura para Empresa (Cuenta Corriente)

Empresas con Convenio

Para clientes corporativos que pagan después:

Crear factura normal
En Términos de Pago: seleccionar plazo acordado
Confirmar y enviar al SRI
La factura queda en Cuentas por Cobrar

Seguimiento de Cobro

Facturación > Cuentas por Cobrar
Ver facturas pendientes
Filtrar por vencimiento
Enviar recordatorios según política

Nota de Crédito

Cuándo Emitir

Error en factura ya emitida
Devolución parcial o total
Ajuste de precio post-factura

Proceso

Abrir factura original
Click Nota de Crédito
Seleccionar motivo:
- Devolución
- Descuento posterior
- Error en factura
Especificar líneas a acreditar
Confirmar
Enviar al SRI

Importante: La nota de crédito debe emitirse dentro del mismo período fiscal que la factura original, cuando sea posible.

Métodos de Pago en Factura

Registrar Pago

Cuando el cliente paga:

Abrir factura confirmada
Click Registrar Pago
Seleccionar método:
- Efectivo
- Tarjeta de crédito
- Transferencia bancaria
- Cheque
Ingresar referencia (si aplica)
Confirmar

Estado de Pago

Estado	Significado
Borrador	Sin confirmar
Publicada	Confirmada, pendiente de pago
Pagada	Pago completo registrado
Parcial	Pago parcial recibido
Vencida	Pasó fecha límite de pago

Reportes de Facturación

Reporte de Ventas

Facturación > Reportes > Ventas
Filtrar por:
- Período
- Cliente
- Producto
Exportar a Excel si necesario

Reporte para Contabilidad

Facturación > Reportes > Análisis de Facturas
Ver totales por:
- IVA cobrado
- Ventas por categoría
- Cuentas por cobrar

Reporte SRI

Para declaraciones mensuales:

Facturación > Reportes > Anexo Transaccional
Seleccionar período
Generar archivo para carga en SRI

Errores Comunes y Solución

Error: RUC Inválido

Causa: RUC no existe o está mal digitado

Solución:

Verificar en sri.gob.ec
Corregir número
Reintentar

Error: Clave de Acceso Duplicada

Causa: Factura ya fue enviada

Solución:

Buscar en facturas emitidas
Si existe, no reenviar
Si no aparece, contactar soporte

Error: Ambiente de Pruebas

Causa: Sistema apuntando a ambiente incorrecto

Solución: Contactar inmediatamente a Contabilidad o Gerencia

Factura Rechazada por SRI

Revisar mensaje de error específico
Errores comunes:
- Secuencial ya usado
- Fecha fuera de rango
- Datos de cliente incorrectos
Corregir y reenviar

Mejores Prácticas

Principio Lean: Una factura bien emitida la primera vez evita notas de crédito y trabajo doble.

Verificar datos antes de confirmar
Solicitar datos fiscales al check-in, no al check-out
Emitir en el momento del pago cuando sea posible
Guardar emails de envío como respaldo
Reportar errores inmediatamente a Contabilidad

Preguntas Frecuentes

¿Puedo modificar una factura ya emitida?

No. Una vez enviada al SRI, debe emitirse nota de crédito y nueva factura si es necesario.

¿Qué hago si el cliente no tiene RUC ni cédula?

Emitir como Consumidor Final (turistas extranjeros, por ejemplo).

¿Cuánto tiempo tengo para emitir la factura?

Debe emitirse al momento de la transacción o máximo dentro de las 24 horas.

¿Dónde veo las facturas emitidas?

Facturación > Facturas > Todas. Usar filtros para buscar por fecha, cliente o número.

Contacto

Dudas de facturación: Contabilidad
Problemas técnicos: Gerencia
Consultas SRI: Contador del hotel