Gestión de Reservaciones en Cloudbeds

Esta guía cubre la creación, modificación y cancelación de reservas en el sistema.

Principio Lean: Cada reserva bien gestionada desde el inicio reduce errores, retrabajo y frustraciones tanto para el equipo como para el huésped.

Crear Nueva Reserva

Paso a Paso

  1. Acceder al calendario
    • Dashboard > Calendar (o presionar C)
  2. Verificar disponibilidad
    • Seleccionar fechas de llegada y salida
    • Revisar habitaciones disponibles (verde = disponible)
  3. Crear la reserva
    • Click en la habitación deseada
    • Seleccionar “New Reservation”
  4. Completar datos del huésped 
    ✓ Nombre completo
✓ Email (importante para comunicaciones)
✓ Teléfono
✓ País de origen
✓ Documento de identidad
  5. Configurar la estancia
    • Tipo de tarifa (ver Tarifas)
    • Número de huéspedes
    • Solicitudes especiales (campo de notas)
  6. Método de garantía
    • Tarjeta de crédito (preferido)
    • Depósito bancario
    • Pago a la llegada
  7. Confirmar y enviar
    • Revisar resumen
    • Click “Create Reservation”
    • El sistema envía confirmación automática al huésped

Buscar Reservas Existentes

Métodos de Búsqueda

Método Cuándo Usar Cómo
Por nombre Huésped llama o llega Search bar > nombre
Por código Tiene número de confirmación Search bar > código
Por fecha Revisar llegadas del día Calendar > seleccionar fecha
Por habitación Ver quién está en X habitación Click en habitación

Atajo rápido: Presiona / para activar la búsqueda desde cualquier pantalla.

Modificar Reserva

Cambio de Fechas

  1. Abrir la reserva
  2. Click en “Modify Reservation”
  3. Ajustar fechas de llegada/salida
  4. Verificar que hay disponibilidad
  5. Confirmar cambios
  6. El sistema recalcula automáticamente el total

Si la tarifa original ya no está disponible para las nuevas fechas, el sistema aplicará la tarifa vigente. Informa al huésped del cambio de precio antes de confirmar.

Cambio de Habitación

  1. Abrir la reserva
  2. Click en “Change Room”
  3. Seleccionar nueva habitación
  4. Si es upgrade, aplicar cargo adicional si corresponde
  5. Confirmar

Agregar Servicios/Cargos

  1. Abrir la reserva
  2. Sección “Charges”
  3. Click “Add Charge”
  4. Seleccionar tipo:
    • Servicio adicional
    • Cargo manual
    • Ajuste
  5. Ingresar descripción y monto
  6. Guardar

Cancelar Reserva

Proceso de Cancelación

  1. Abrir la reserva
  2. Click “Cancel Reservation”
  3. Seleccionar motivo de cancelación:
    • Cambio de planes del huésped
    • No show
    • Fuerza mayor
    • Otro (especificar)

  4. Aplicar política de cancelación

    Política Aplicación
    Flexible Sin cargo si cancela 24h antes
    Moderada 50% si cancela 48h antes
    Estricta Sin reembolso
  5. Procesar reembolso si aplica
  6. Confirmar cancelación

Antes de cancelar, siempre ofrece alternativas: cambio de fechas, crédito para futura estancia, o habitación diferente. Aplicamos el principio Holacracy de autonomía para encontrar soluciones creativas.

Reservas de OTAs

Las reservas de Booking, Expedia, Airbnb y otros canales llegan automáticamente.

Verificación Diaria

  1. Dashboard > “Today’s Arrivals”
  2. Revisar que todas las reservas OTA tengan:
    • Datos completos del huésped
    • Tarjeta de garantía válida
    • Notas especiales transferidas

Modificaciones de OTAs

IMPORTANTE: Las modificaciones a reservas OTA deben hacerse en la plataforma original (Booking, Expedia, etc.), no en Cloudbeds. El channel manager sincronizará los cambios.

Casos Especiales

Reserva de Grupo

  1. Dashboard > Groups
  2. “Create Group Block”
  3. Definir:
    • Nombre del grupo
    • Número de habitaciones
    • Fechas
    • Tarifa negociada
  4. Asignar habitaciones individuales según confirmen

No-Show

  1. Esperar hasta las 22:00 (hora límite)
  2. Abrir la reserva
  3. Click “No Show”
  4. Sistema aplica cargo según política
  5. Libera habitación para walk-ins

Walk-in (Sin Reserva)

  1. Calendar > verificar disponibilidad
  2. “New Reservation”
  3. Marcar como “Walk-in” en el campo Source
  4. Aplicar tarifa rack o promocional según ocupación
  5. Proceder con check-in inmediato

Mejores Prácticas

Recuerda: Una reserva bien hecha facilita todo el proceso posterior. Toma 30 segundos extra para verificar datos ahora, y ahorra 10 minutos de problemas después.

  1. Siempre confirmar email - Es nuestra principal vía de comunicación
  2. Documentar solicitudes especiales - En las notas, no de memoria
  3. Verificar método de pago - Antes de confirmar la reserva
  4. Revisar políticas de cancelación - Y comunicarlas al huésped
  5. Buscar duplicados - Antes de crear una nueva reserva, verificar que el huésped no tenga una existente

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