Sistemas y Herramientas

Nuestros sistemas tecnológicos son herramientas que potencian la operación del Hotel Italia. Están diseñados para trabajar en conjunto, eliminando duplicación de trabajo y asegurando que la información fluya entre departamentos.

Filosofía: La tecnología es un medio, no un fin. Usamos estos sistemas para liberar tiempo del equipo y enfocarnos en lo que realmente importa: la experiencia del huésped.

Ecosistema de Sistemas

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│                         HOTEL ITALIA                            │
│                    Ecosistema de Sistemas                       │
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│    │     CLOUDBEDS       │      │        ODOO         │        │
│    │  Sistema Central    │◄────►│  Gestión Empresarial│        │
│    │       (PMS)         │      │       (ERP)         │        │
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│              │                             │                    │
│    ┌─────────┴─────────┐         ┌─────────┴─────────┐         │
│    │ • Reservaciones   │         │ • CRM             │         │
│    │ • Check-in/out    │         │ • POS Restaurante │         │
│    │ • Tarifas         │         │ • Facturación SRI │         │
│    │ • Channel Manager │         │ • Inventario      │         │
│    │ • Housekeeping    │         │                   │         │
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│                                                                 │
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│    │                   OTAs                          │         │
│    │  Booking.com │ Expedia │ Airbnb │ Otros        │         │
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Sistemas Principales

Cloudbeds (PMS)

Función: Sistema central de gestión hotelera

Módulo	Uso Principal	Departamento
Reservaciones	Gestión de reservas	Recepción
Front Desk	Check-in, check-out	Recepción
Channel Manager	Sincronización OTAs	Recepción, Gerencia
Tarifas	Revenue management	Gerencia
Housekeeping	Estado de habitaciones	Housekeeping
Reportes	Análisis operativo	Gerencia

URL: hotels.cloudbeds.com

Ver guías de Cloudbeds →

Odoo v19 (ERP)

Función: Gestión empresarial integrada

Módulo	Uso Principal	Departamento
CRM	Perfiles de huéspedes	Recepción, Gerencia
POS	Restaurante, bar, room service	Restaurante
Facturación	Comprobantes electrónicos SRI	Contabilidad
Inventario	Control de suministros	Housekeeping, Cocina

URL: hotelitalia.odoo.com

Ver guías de Odoo →

Flujo de Información

Ciclo del Huésped

1. RESERVA
   └─► Cloudbeds recibe reserva (directa u OTA)
       └─► Odoo CRM crea/actualiza perfil del huésped

2. CHECK-IN
   └─► Cloudbeds registra llegada
       └─► Odoo CRM se consulta para preferencias e historial

3. DURANTE ESTANCIA
   └─► Cloudbeds gestiona la habitación
   └─► Odoo POS registra consumos (restaurante, bar)
       └─► Cargos se sincronizan a cuenta en Cloudbeds

4. CHECK-OUT
   └─► Cloudbeds cierra la estancia
       └─► Odoo genera factura electrónica (SRI)
       └─► Odoo CRM actualiza historial del huésped

Matriz de Uso por Departamento

Departamento	Cloudbeds	Odoo CRM	Odoo POS	Odoo Inv.	Odoo Fact.
Recepción	✓ Principal	✓ Consulta	-	-	✓ Emisión
Restaurante	-	✓ Consulta	✓ Principal	✓ Lectura	-
Cocina	-	-	✓ Pedidos	✓ Principal	-
Housekeeping	✓ Estados	-	-	✓ Principal	-
Contabilidad	✓ Reportes	-	✓ Reportes	✓ Reportes	✓ Principal
Gerencia	✓ Todo	✓ Todo	✓ Reportes	✓ Reportes	✓ Reportes

Acceso y Credenciales

Política de Acceso

Credenciales personales: Cada colaborador tiene su usuario
No compartir: Nunca compartir contraseñas
Cerrar sesión: Al terminar cada turno
Reportar: Cualquier acceso sospechoso

Solicitar Acceso

Hablar con tu supervisor directo
Completar solicitud de acceso
Capacitación obligatoria antes de recibir credenciales
Acceso otorgado por Gerencia

Restablecer Contraseña

Usar opción “Olvidé mi contraseña” en cada sistema
Si no funciona, contactar a Gerencia

Soporte Técnico

Primer Nivel (Interno)

Problema	Contactar
No puedo ingresar	Supervisor de turno
Error en transacción	Contabilidad
Sistema lento	Gerente de turno
Duda de uso	Supervisor del área

Segundo Nivel (Externo)

Sistema	Soporte
Cloudbeds	Chat en el sistema (24/7)
Odoo	Soporte del proveedor

Siempre intenta resolver internamente primero. El soporte externo debe ser última opción y autorizado por Gerencia.

Capacitación

Recursos Disponibles

Guías internas: Este sitio (MOHI)
Cloudbeds University: university.cloudbeds.com
Documentación Odoo: odoo.com/documentation
Capacitación presencial: Coordinada por Gerencia

Certificación Interna

Para usar los sistemas debes completar:

Lectura de guías correspondientes
Práctica supervisada
Evaluación básica
Certificación de tu supervisor

Conexión con Metodología

Los sistemas apoyan nuestra filosofía de gestión:

Principio	Cómo los Sistemas lo Apoyan
Holacracy	Información descentralizada - cada rol accede a lo que necesita para decidir
Lean	Elimina duplicación de datos - se ingresa una vez, se usa en todos lados
OKR	Reportes medibles - KPIs automáticos para seguimiento de objetivos

Próximas Mejoras

Iniciativa	Estado	Impacto
Pre-check-in digital	Planificado	Reducir tiempo de check-in
Kiosko de auto-servicio	En evaluación	Check-in sin fila
App móvil para huéspedes	Futuro	Room service, solicitudes
Integración WhatsApp	En evaluación	Comunicación con huéspedes